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Guida alla fatturazione elettronica
- Attivare la fatturazione elettronica
La configurazione iniziale della fatturazione elettronica è un passo che dovrai compiere una sola volta, ma è essenziale sia per l'emissione delle fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) che per quelle destinate ai privati.
- Clicca sul link Genera le fatture elettroniche che troverai in cima alla lista delle fatture cliente.
- Clicca su Configura i dati obbligatori accanto al tuo account o alias operatore. Qui dovrai verificare che tutti i dati richiesti siano correttamente inseriti.
- Dopo aver controllato i dati, seleziona la casella Genera fatture elettroniche per abilitare il servizio di fatturazione elettronica.
- Fatturazione elettronica verso aziende e privati
Prima di emettere una fattura, è fondamentale assicurarti che i dati del cliente siano corretti. Verifica che siano presenti:
- Partita IVA o Codice Fiscale
- Indirizzo completo
- Codice Destinatario
Se il cliente è estero e non possiede né Partita IVA né Codice Fiscale, inserisci un valore alfanumerico identificativo nel campo della partita IVA. Per i consumatori finali esteri, puoi utilizzare lo stesso valore anche per il Codice Fiscale.
Il Codice Destinatario deve essere uno dei seguenti:
- Un codice alfanumerico di 7 caratteri fornito dal cliente.
- "0000000" - per soggetti italiani di cui non si conosce il codice destinatario.
- "0000000" - per soggetti italiani che riceveranno la fattura tramite PEC, configurando anche il campo Email PEC del cliente;
- "XXXXXXX" - per i clienti stranieri.
Metodo di pagamento - Se il pagamento avviene tramite bonifico bancario, seleziona una banca e verifica che l'IBAN sia correttamente configurato. Se necessario, inserisci anche il codice BIC.
Codici CIG, CUP e Codice Commessa - Questi codici possono essere inseriti direttamente nelle righe della fattura o, se preferisci, puoi inserirli nella prenotazione, così verranno automaticamente riportati nella fattura. Nella prenotazione puoi impostare il CIG e il CUP nel tab Altro e il Codice Commessa come riferimento.
Invio della fattura tramite Sengerio - Per inviare una fattura tramite Sengerio, seleziona Genera documento dal menù a tre linee nella fattura. Quindi, scegli l'opzione Invia a SdI, controlla i dati nell'anteprima e clicca su Invia. Il riferimento della fattura sarà usato come riferimento amministrazione nella sezione Cedente prestatore.
Una volta inviato l’XML, potrai scaricarlo dalla lista delle fatture selezionando Scarica XML inviato via SdI dal menù a tre linee.
Una volta inviato l’XML, potrai scaricarlo dalla lista delle fatture selezionando Scarica XML inviato via SdI dal menù a tre linee.
Invio della fattura tramite altro Intermediario - Dalla lista delle fatture, o all’interno di una singola fattura, clicca sulla voce del menù a tre linee Genera XML da inviare e seleziona poi Fattura Privati e Aziende per ottenere il file XML necessario
- Fattura alla Pubblica Amministrazione (PA)
Per emettere una fattura verso la Pubblica Amministrazione è importante verificare i seguenti dati del cliente:
- Partita IVA o Codice Fiscale
- Indirizzo completo
- Codice Destinatario (un codice univoco di 6 caratteri fornito dalla PA, reperibile su indicepa.gov.it).
Metodo di pagamento - Se il pagamento avviene tramite bonifico bancario, seleziona una banca e verifica che l'IBAN sia correttamente configurato. Se necessario, inserisci anche il codice BIC.
Codici CIG, CUP e Codice Commessa - Questi codici, come per le fatture verso le aziende private, possono essere inseriti direttamente nelle righe della fattura o nella prenotazione per una compilazione automatica. Nella prenotazione imposta CIG e CUP nel tab Altro e il Codice Commessa come riferimento.
Generazione dell'XML - Accedi alla lista delle fatture e seleziona quelle di interesse, o accedi alla singola fattura. Clicca sulla voce del menù a tre linee Genera XML da inviare e scegli Fattura Pubblica Amministrazione.
Le fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione devono essere firmate elettronicamente prima dell’invio al Sistema di Interscambio (SdI) e della conservazione sostitutiva. Questi sono passaggi che devi fare in maniera autonoma e non tramite Sengerio.
Codici CIG, CUP e Codice Commessa - Questi codici, come per le fatture verso le aziende private, possono essere inseriti direttamente nelle righe della fattura o nella prenotazione per una compilazione automatica. Nella prenotazione imposta CIG e CUP nel tab Altro e il Codice Commessa come riferimento.
Generazione dell'XML - Accedi alla lista delle fatture e seleziona quelle di interesse, o accedi alla singola fattura. Clicca sulla voce del menù a tre linee Genera XML da inviare e scegli Fattura Pubblica Amministrazione.
Le fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione devono essere firmate elettronicamente prima dell’invio al Sistema di Interscambio (SdI) e della conservazione sostitutiva. Questi sono passaggi che devi fare in maniera autonoma e non tramite Sengerio.
- Monitorare lo stato dell’invio al SdI
Nella lista delle fatture puoi mostrare la colonna Ultima notifica SdI, che come dice il nome mostra quale è l'ultima notifica ricevuta relativamente a quella fattura.
Le notifiche possibili sono le seguenti:
- Presa in carico
- Consegnata
- Non consegnata
- Rifiutata
- Respinta
- Accettata
- Decorrenza termini
- Attestazione trasmissione
Nel caso di una notifica negativa, che richiede la tua attenzione, questa sarà di colore rosso.
Per maggiori dettagli sul caso di una fattura rifiutata puoi seguire la guida Notifica di scarto della fattura elettronica.
- Consultare le fatture inviate e generate
Sia scaricando che inviando la fattura elettronica puoi sempre consultare tutti i documenti generati per una fattura cliccando sulla voce Documenti generati nel menù a tre linee all’interno della fattura stessa.
Dall’elenco dei documenti generati puoi vedere il dettaglio del file xml cliccando su Apri documento generato o Apri documento inviato.
Se la fattura è stata inviata tramite Sengerio, troverai anche le notifiche ricevute dal SdI. Ad esempio, una Notifica di scarto se la fattura non rispetta le specifiche richieste o una Notifica di consegna.
Cliccando su una notifica, potrai visualizzarne il dettaglio.
Cliccando su una notifica, potrai visualizzarne il dettaglio.
- Codici IVA per la fatturazione elettronica
Per quanto riguarda i codici IVA segui la guida ufficiale a questo link.
Nel caso in cui tu debba inserire in Sengerio lo stesso codice IVA con descrizioni diverse, puoi farlo inserendo il codice seguito dal carattere ‘_’ e un identificativo che ti aiuti a riconoscerlo.
Ad esempio:
Ad esempio:
- N2.2_A per "N2.2 art. 7-quater (descrizione A)"
- N2.2_B per "N2.2 art. 7-quater (descrizione B)"
- Bollo Virtuale
Il sistema applica automaticamente il bollo virtuale quando la somma degli importi netti delle righe di fattura con IVA pari a 0 raggiunge almeno 77,47 EUR.
- Campi aggiuntivi opzionali nelle righe della fattura
E' possibile aggiungere campi opzionali alla descrizione di una riga della fattura. Questi campi devono essere inseriti alla fine della descrizione principale, separati da un "a capo".
Sono disponibili tre campi opzionali, ciascuno con una funzione specifica:
Sono disponibili tre campi opzionali, ciascuno con una funzione specifica:
- FE-2.1.2.4 - Identificativo della singola voce nel documento
Questo campo identifica la singola voce all'interno del documento. Ad esempio, può rappresentare il numero della linea in un ordine di acquisto o il numero della linea in un contratto. - FE-2.2.1.16.1 - Codice della tipologia di informazione
Questo campo serve a indicare un codice che identifica il tipo di informazione associata. - FE-2.2.1.16.2 - Elemento informativo relativo alla tipologia
In questo campo si inserisce un valore alfanumerico collegato alla tipologia di informazione indicata nel campo precedente (FE-2.2.1.16.1).
Esempio pratico
Ecco come strutturare una riga di fattura con i campi opzionali aggiunti:
Servizio di trasporto passeggeri con veicolo GT - 49 Posti.
FE-2.1.2.4 069933224
FE-2.2.1.16.1 V22554
In questo esempio:
La descrizione del servizio è seguita da un "a capo".
Successivamente, vengono aggiunti i campi opzionali: il codice identificativo della voce (FE-2.1.2.4) e il codice della tipologia di informazione (FE-2.2.1.16.1) con il relativo valore.
- Conservazione
Sengerio non si occupa direttamente della conservazione sostitutiva dei file inviati al SdI, ma attivando il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, la conservazione è effettuata automaticamente (vedi la guida Conservare le fatture elettroniche).
- Nota di credito elettronica
Tutti i passaggi descritti per la fattura elettronica sono validi anche per la nota di credito elettronica.